Fast der gesamte Stress bei einer Hochzeit im Ausland entsteht dadurch, dass Dinge in der falschen Reihenfolge geschehen. Das hier ist die richtige.

Zwölf Monate vorher

Entscheidet Region und Monat. Nicht das Datum, nicht die Location, sondern Region und Monat. Alles andere hängt an diesen beiden. Wie man die Region wählt.

Entscheidet den Zeremonieweg. Standesamtlich in der Türkei oder frei. Davon hängt ab, ob an eurem Termin ein Dokumentenprozess mit Frist hängt. Standesamtlich oder frei.

Schickt das Save-the-Date, mit dem Flughafennamen darin und nicht dem der Location, denn Gäste rechnen Flüge vor allem anderen durch.

Zehn bis zwölf Monate vorher

Wählt die Location und haltet sie. Eine Anzahlung sichert den Termin. Über fünfzig Gästen empfehlen wir einen Besuch, und wenn ihr nicht reisen könnt, einen Live-Rundgang zu eurer Zeremonienstunde. Die elf Fragen.

Lasst euch die Planung namentlich zuteilen. Ab hier solltet ihr wissen, wer eure Hochzeit fährt, und es sollte die Person sein, die sie kalkuliert hat.

Einigt euch auf die Gästezahl, mit der ihr plant. Sie wird sich ändern. Eine Arbeitszahl erlaubt es, alles andere zu kalkulieren.

Acht Monate vorher

Schickt die Gästeseite mit Flügen, Visa, dem Link zum Zimmerkontingent und einem ehrlichen Hinweis darauf, was vier Nächte kosten. Der genaue Inhalt.

Öffnet das Zimmerkontingent, mit siebzig Prozent der erwarteten Zimmer und nicht hundert. Wie Kontingente funktionieren.

Bucht die Fotografie. Die Guten sind zuerst weg und es ist der Dienstleister, bei dem ihr am wenigsten Kompromisse machen wollt.

Sechs Monate vorher

Schließt das Zimmerkontingent. Das ist eine echte Frist. Nicht abgerufene Zimmer gehen ans Hotel zurück und eure Spätbucher zahlen den öffentlichen Preis.

Startet die Dokumente, wenn ihr standesamtlich heiratet. Sechs Monate sind für Großbritannien und Irland bequem und für Deutschland knapp. Was der Prozess umfasst.

Bestätigt die Zeremonienzeit gegen den tatsächlichen Sonnenuntergang und die Schattenlinie eures Datums. Eine Prüfung von fünf Minuten, die Fotos verändert.

Vier bis fünf Monate vorher

Menüverkostung, persönlich, wenn ihr reisen könnt. Es ist der Besuch, an den Paare sich erinnern. Sonst Menüs mit Fotos und ein Telefonat.

Floristik und Styling entwerfen, nach der Bestätigung der Location und niemals davor, weil die Location bestimmt, wie viel ihr braucht.

Musik buchen, mit schriftlich bestätigter Sperrstunde. Warum das zählt.

Drei Monate vorher

Letzte Freigaben bei den Dienstleistern. Jeder Dienstleister benannt, vertraglich gebunden und von euch freigegeben. Nach diesem Punkt sollte nichts mehr vorläufig sein.

Transportplan entworfen, gegen die tatsächlichen Ankunftszeiten, sobald Gäste zusagen.

Dokumente verschickt, wenn ihr auf dem standesamtlichen Weg seid, mit Sendungsverfolgung.

Sechs Wochen vorher

Schickt die praktische Gästeseite mit Fahrzeiten, Dresscode samt Temperatur, Schlechtwetterplan und der Telefonnummer der Planung statt eurer.

Restzahlung, branchenüblich und bei uns ebenso. Wie Zahlung funktioniert.

Erster Entwurf des Ablaufplans.

Zwei Wochen vorher

Endgültiger Ablaufplan in euren Händen. Stunde für Stunde, jeder Dienstleister, jede Ankunft, jeder Rückfallplan und jede Telefonnummer. Ihr gebt ihn frei. Nichts darin ist eine Überraschung.

Endgültige Gästezahl an die Location. Das ist der letzte Punkt, an dem sich die Cateringzahl bewegen kann.

Die Woche selbst

Kommt mindestens drei Tage vorher an, vier, wenn ihr standesamtlich heiratet. Gesundheitstermin, Dokumentenabgabe, Haarprobe und ein Tag, an dem ihr nichts tut.

Setzt am Anreisetag eurer Gäste nichts an. Sie landen heiß, müde und spät. Ein Willkommensessen am Anreiseabend ist das häufigste Bedauern, das wir hören.

Der Tag

Ihr tut nichts Operatives. Die Planung ist von der ersten Lieferung bis zum letzten Lied vor Ort. Eure einzige Aufgabe ist da zu sein, was flapsig klingt und der ganze Sinn davon ist, überhaupt jemanden zu beauftragen. Was wir tun und was eures bleibt.

Wenn ihr weniger als zwölf Monate habt

Es lässt sich stauchen. Sechs Monate sind für die meisten Hochzeiten bequem. Drei sind für eine kleine möglich. Acht bis zehn Wochen funktionieren für ein Elopement.

Was sich nicht stauchen lässt, sind der Dokumentenprozess auf dem standesamtlichen Weg und die Flugpreise eurer Gäste. Das sind die beiden Einschränkungen, die ein kurzer Zeitplan euch tatsächlich kostet. Wer lieber einen langen Text liest, findet ihn in der kompletten Anleitung, und ein schriftliches Angebot gibt es binnen eines Tages.