Zimmerkontingente erklärt: Tarife, Freigabedaten und wer zahlt

Ein Zimmerkontingent ist eine Zahl von Zimmern, die ein Hotel für eure Gäste zu einem vereinbarten Preis auf euren Namen bis zu einem vereinbarten Datum hält. Im Prinzip einfach, und es gibt drei Details, auf die es ankommt.

Detail eins, wer zahlt

In der Regelung, die wir nutzen, zahlen eure Gäste. Das Hotel hält die Zimmer, wir geben euch einen Link, und jeder Gast bucht und bezahlt sein Zimmer direkt.

Ihr Geld läuft nie durch euer Budget. Ihre Stornierungen sind nie euer Problem. Wenn ein Gast absagt, geht das Zimmer zurück ins Kontingent.

Das heißt Courtesy-Block oder unverbindliches Kontingent und ist das, was ihr wollt. Die Alternative, ein garantiertes Kontingent, bei dem ihr eine Zimmerzahl vertraglich abnehmt und alles bezahlt, was nicht verkauft wird, existiert und ergibt gelegentlich Sinn bei sehr großen mehrtägigen Feiern, wenn das Hotel sonst keine Exklusivität freigibt. Wenn euch jemand eines vorschlägt, versteht, dass ihr leere Zimmer garantiert, und fragt, warum die unverbindliche Variante nicht verfügbar ist.

Detail zwei, das Freigabedatum

Das Kontingent ist nicht ewig offen. Irgendwann zwischen acht und zwölf Wochen vor der Hochzeit gehen nicht abgerufene Zimmer zurück ans Hotel und werden allgemeiner Bestand.

Danach können eure Gäste weiterhin buchen, aber zum öffentlichen Preis, der in Bodrum im August eine ganz andere Zahl ist.

Das ist eine der wenigen harten Fristen bei einer Hochzeit im Ausland. Sie zu verpassen zerstört nichts, es lässt nur die Spätbucher mehr zahlen, die euch das dann erzählen. Schickt eine Erinnerung zwei Wochen vor dem Freigabedatum und noch eine drei Tage vorher, und lasst es dann los.

Detail drei, was ein Gruppenpreis wirklich ist

Nicht immer ein Rabatt. Manchmal ist es derselbe Preis wie auf der Hotelwebsite, aber mit Frühstück, oder mit flexibler Stornierung, oder mit einer besseren Zimmerkategorie.

Der wirklich nützliche Teil ist oft nicht der Preis, sondern dass fünfzig Gäste im selben Hotel landen. Das bedeutet einen Shuttle statt sechs Taxiabsprachen, Gäste, die sich vor der Hochzeit beim Frühstück begegnen, eine Telefonnummer für alle Probleme, und niemanden, der in einem Hotel vierzig Minuten entfernt strandet. Das ist es, was ein Kontingent kauft, und es ist mehr wert als ein Prozentsatz.

Wie viele Zimmer ihr blocken solltet

Etwa siebzig Prozent der erwarteten Gästezimmer, nicht hundert.

Manche Gäste buchen woanders. Manche bringen eigene Arrangements mit. Manche wohnen bei Familie. Ein Kontingent in der Größe eurer vollen Gästeliste ist ein Kontingent, das erheblich unabgerufen bleibt, und Hotels merken sich das. Besser siebzig Prozent blocken und erweitern, wenn es sich füllt, was fast immer erlaubt wird.

Oberhalb von etwa hundertfünfzig Gästen braucht ihr in den meisten Regionen mehr als ein Haus, Belek ist die wesentliche Ausnahme, und genau deshalb landen große Hochzeiten dort. Wenn ihr zwei oder drei Hotels blockt, staffelt sie. Eines auf dem Niveau der Location, eines eine Stufe darunter für Gäste, die auf die Kosten achten, und macht den Unterschied auf der Gästeseite deutlich. Gäste schätzen die Wahl und niemand muss eine unangenehme Frage stellen. Aisha und Omars zweihundertzwölf Gäste nutzten drei Hotels im Umkreis von fünfzehn Minuten mit einem Rundbus dazwischen.

Der Fehler, der Geld kostet

Zimmer in einem Hotel zu blocken, das nicht dort ist, wo die Hochzeit stattfindet, ohne den Transfer zu prüfen, und dann festzustellen, dass es fünfunddreißig Minuten pro Richtung sind, auf einer Straße, die um sieben Uhr abends langsam ist.

Prüft die tatsächliche Fahrt zur tatsächlichen Uhrzeit. Kartenschätzungen an der türkischen Küste sind im August optimistisch.

Was wir tun, ist den Preis verhandeln, das Kontingent auf euren Namen halten, den Buchungslink erstellen, dem Hotel hinterherlaufen, wenn ein Gast ein Problem meldet, und euch sagen, wenn das Freigabedatum näher rückt. Was wir nicht tun, ist eine Provision vom Hotel auf die Zimmer eurer Gäste zu nehmen. Wenn eine Planung diese Frage nicht direkt beantworten will, stellt sie noch einmal. Wann der Link rausgeht, steht in der Gästeabfolge, und welcher Flughafen in der Nähe sein sollte, in der Flughafenübersicht.