Vier Nachrichten zu vier Zeitpunkten. Wenn die stimmen, hören Gästelogistik und ihr auf, ein gemeinsames Problem zu sein.

Zwölf Monate vorher, das Save-the-Date

Schreibt den Flughafen hinein. Nicht den Namen der Location, den Flughafen.

Gäste rechnen Flüge durch, bevor sie über irgendetwas anderes nachdenken, und „Dalaman, Ende September" ist für sie ein nützlicherer Satz als der Name einer Villa, von der sie nie gehört haben. Die Hälfte öffnet innerhalb einer Stunde eine Flugsuche.

Was hineingehört

Der Flughafen, der Monat und ungefähr, wie viele Nächte ihr euch wünscht. Sonst nichts. Diese Nachricht existiert, damit Menschen Urlaub einreichen und Flugpreise beobachten können.

Acht Monate vorher, die Gästeseite

Eine Webseite, ein Link, alles darauf.

  • Flüge. Welche Flughäfen funktionieren, typische Reisezeit, welche Airlines von wo dorthin fliegen.
  • Visa. Welche Staatsangehörigkeit braucht was. Aktueller Stand hier.
  • Der Link zum Zimmerkontingent. Mit Rate und Freigabedatum, klar benannt.
  • Ein ehrlicher Kostenhinweis. Was vier Nächte einen Gast realistisch kosten, Flüge eingerechnet. Rundet auf und nicht ab.
  • Die Form der Tage. Anreisetag, Hochzeitstag, alles Weitere, das ihr ausrichtet.

Der Punkt, gegen den Paare sich wehren

Der vierte, und er ist der wichtigste. Früh offen über Kosten zu sprechen verhindert ein unangenehmes Gespräch später und gibt denen, die es sich nicht leisten können, einen würdevollen Weg abzusagen, solange Absagen noch leicht ist.

Sechs Monate vorher, das Kontingent schließen

Zimmer, die auf euren Namen gehalten werden, haben eine Frist. Was niemand abgerufen hat, geht ans Hotel zurück, und danach zahlen eure Gäste den öffentlichen Preis, der im August auf der Halbinsel Bodrum eine ganz andere Zahl ist.

Schickt zwei Wochen vor dem Freigabedatum eine Erinnerung und lasst es dann los. Wie Kontingente tatsächlich funktionieren.

Sechs Wochen vorher, die praktische Seite

Das ist die, die Gäste lesen. Die früheren Seiten dienen der Planung, diese der Reise.

  • Fahrzeiten, ehrlich. Zweieinhalb Stunden von Dalaman nach Kalkan ist kein Detail zum Verstecken.
  • Dresscode mit einer Temperatur dabei. „Smart casual" bedeutet nichts. „Smart casual, es sind 31 Grad um sechs Uhr abends und der Boden ist Rasen" bedeutet etwas.
  • Was bei Regen passiert, damit niemand den Vormittag mit Sorgen verbringt.
  • Wen man am Tag anruft, nämlich die Nummer der Planung und nicht eure.
  • Was ausgerichtet ist und was nicht. Wenn das Abendessen am Donnerstag auf eigene Rechnung geht, sagt es jetzt.

Was ihr niemals ansetzen solltet

Nichts am Anreisetag.

Gäste landen heiß, müde und spät. Flüge verspäten sich, Transfers dauern länger als die Karte sagt, und irgendjemandes Koffer sitzt im nächsten Flieger. Ein Willkommensessen am Anreiseabend ist das häufigste Bedauern, das wir von Paaren hinterher hören.

Legt das Willkommensessen auf den zweiten Abend. Lasst die Leute am ersten schwimmen, schlafen und ankommen.

Was ihr an uns abgeben solltet

Das Zimmerkontingent, die Transfers und die Fragen am Tag selbst. Eure Gäste sollten am Hochzeitsmorgen die Planung anrufen und nicht die Braut, und das tun sie nur, wenn die Nummer vor ihnen liegt.

Wir bauen für jede Hochzeit, die wir ausrichten, eine Gästeinformationsseite, in den Sprachen, die eure Gästeliste tatsächlich liest. Ihr leitet einen Link weiter.

Bei mehrtägigen Feiern

Alles oben, plus ein Tagesplan und ein Fahrplan für den Transportring. Bei einer dreitägigen Feier über mehrere Locations hängt der Unterschied zwischen einem guten und einem chaotischen Wochenende vollständig daran, ob die Gäste wissen, wo sie sein sollen und wie sie hinkommen.

Ein Concierge-Tisch in der Lobby des Haupthotels für die Dauer ist mehr wert als jeder gedruckte Zeitplan.

Die zwei Beiträge, die dazugehören

Welcher Flughafen zu eurer Gästeliste passt und wie Zimmerkontingente funktionieren.