Dört mesaj, dört anda. Bunları doğru yaparsanız misafir lojistiği sizin sorununuz olmaktan çıkıyor.

On iki ay önce: save-the-date

İçine havalimanı adını yazın. Mekan adını değil, havalimanını.

Misafirler başka hiçbir şeyi düşünmeden önce bilet fiyatına bakıyor ve “Dalaman, eylül sonu” onlar için hiç duymadıkları bir villanın adından çok daha işe yarar bir cümle. Yarısı bunu okuduktan sonraki bir saat içinde uçuş araması açacak.

Bu mesaja ne girer

Havalimanı, ay ve insanların kaç gece kalmasını umduğunuz. Başka bir şey değil. Bu mesajın var olma sebebi insanların izin ayarlaması ve bilet fiyatlarını izlemesi.

Sekiz ay önce: misafir sayfası

Tek web sayfası, tek bağlantı, her şey üstünde.

  • Uçuşlar. Hangi havalimanları işliyor, tipik yolculuk süresi, misafirlerinizin bulunduğu yerden oraya hangi havayolları uçuyor.
  • Vizeler. Hangi uyruk neye ihtiyaç duyuyor. Güncel durum burada.
  • Oda bloğu bağlantısı. Fiyatı ve serbest bırakma tarihi açıkça yazılmış hâlde.
  • Maliyete dair dürüst bir gösterge. Dört gecenin bir misafire uçuş dahil gerçekçi olarak neye mal olacağı. Aşağı değil yukarı yuvarlayın.
  • Günlerin biçimi. Varış günü, düğün günü, ağırladığınız başka her şey.

Çiftlerin direndiği madde

Dördüncüsü ve en çok önem taşıyan da o. Maliyet konusunda erken açık olmak sonradan sıkıntılı bir konuşmayı önlüyor ve gücü yetmeyenlere, reddetmek hâlâ kolayken nazikçe reddetme imkânı veriyor.

Altı ay önce: oda bloğunu kapatın

Adınıza tutulan odaların bir son tarihi var. Kimsenin almadığı odalar otele dönüyor ve ondan sonra misafirleriniz herkese açık fiyatı ödüyor, ki ağustosta Bodrum yarımadasında bu bambaşka bir rakam.

Serbest bırakma tarihinden iki hafta önce bir hatırlatma gönderin, sonra bırakın gitsin. Blokların gerçekte nasıl işlediği.

Altı hafta önce: pratik sayfa

Misafirlerin okuduğu sayfa bu. Öncekiler planlama için, bu ise yolculuk için.

  • Transfer süreleri, dürüstçe. Dalaman’dan Kalkan’a iki buçuk saat gömülecek bir ayrıntı değil.
  • Sıcaklık bilgisi eklenmiş kıyafet kuralı. “Şık gündelik” hiçbir şey ifade etmiyor. “Şık gündelik, akşam altıda 31 derece olacak ve zemin çim” bir şey ifade ediyor.
  • Yağmur yağarsa ne olacağı, ki kimse sabahını bunu düşünerek geçirmesin.
  • Gün içinde kimin aranacağı, yani sizin değil planlayıcının numarası.
  • Neyin ağırlandığı ve neyin ağırlanmadığı. Perşembe akşam yemeği onlara aitse şimdi söyleyin.

Asla programlanmaması gereken tek şey

Varış gününe hiçbir şey.

Misafirler sıcak, yorgun ve geç iniyor. Uçuşlar gecikiyor, transferler haritanın söylediğinden uzun sürüyor ve birinin valizi bir sonraki uçakta oluyor. Varış akşamına konan bir karşılama yemeği, çiftlerden sonradan en sık duyduğumuz pişmanlık.

Karşılama yemeğini ikinci akşama koyun. İnsanlar ilk gün yüzsün, uyusun ve kendine gelsin.

Bize neyi devretmelisiniz

Oda bloğunu, transferleri ve gün içindeki soruları. Misafirleriniz düğün sabahı gelini değil planlayıcıyı aramalı ve bunu ancak numara önlerindeyse yapıyorlar.

Yürüttüğümüz her düğün için, misafir listenizin gerçekten okuduğu dillerde bir misafir bilgilendirme sayfası kuruyoruz. Siz tek bir bağlantıyı iletiyorsunuz.

Çok günlü kutlamalar için

Yukarıdakilerin tamamı, artı günlük program ve ulaşım döngüsü çizelgesi. Birkaç mekana yayılan üç günlük bir kutlamada iyi bir hafta sonu ile kaotik bir hafta sonu arasındaki fark, tümüyle misafirlerin nerede olacaklarını ve oraya nasıl gideceklerini bilip bilmemesi.

Süre boyunca ana otelin lobisinde bir danışma masası, basılı her programdan daha değerli.

Bununla eşleşen iki yazı

Misafir listenize hangi havalimanının uyduğu ve oda bloklarının nasıl işlediği.